Как написать обращение в органы власти: 7 простых шагов

В этой статье пойдёт речь о том, как правильно написать обращение в государственные органы и органы местного самоуправления. Как правило, на этом этапе заявители совершают массу ошибок, что существенно осложняет продвижение вопроса. Зачастую граждане действуют под воздействием сиюминутных эмоций и не придают должного значения правильной структуре документа.

Порядок рассмотрения обращений граждан в России регулируется Федеральным законом № 59 от 2 мая 2006 года.

Итак, как же получить максимальный эффект от обращения в инстанции?

Формулировка вопроса (обращения, жалобы)

В первую очередь заявителю нужно чётко сформулировать, в чем заключается проблема и каких действий он ожидает от властей. В заявлении может быть жалоба, просьба предоставить какую-либо информацию, дать разъяснения, провести проверку, решить проблему и т.д.

Выбор инстанции для обращения

У каждого органа власти свои функции. Как бы искренне ни желал специалист помочь заявителю, он не сможет этого сделать, если не имеет на это права. Поэтому важно выяснить, находится ли решение вопроса в компетенции органа исполнительной власти или местного самоуправления, в который вы собираетесь направить обращение.

Дело в том, что у таких инстанций есть 7 дней, чтобы направить по принадлежности письмо, присланное в их адрес ошибочно. Затем обращение будет некоторое время идти по почте, и если оно дойдёт, получатель должен будет зарегистрировать его в течение 3 дней.

Таким образом, сэкономив меньше часа на изучение информации о полномочиях органов власти, можно потерять зря две недели, а то и больше. По той же причине лучше не объединять в одном обращении вопросы, касающиеся совершенно разных ведомств (например, жалобу на плохие дороги и сообщение о некачественном медицинском обслуживании), если вы не планируете направить обращение в орган, контролирующий работу их всех.

Сведения о полномочиях администраций, комитетов, правительств и т.д. можно найти на официальных сайтах.

Написание текста жалобы

Убедившись, что полномочия инстанции позволяют ей рассмотреть обращение, можно начинать писать текст. Если история длинная, её нужно изложить в хронологическом порядке, желательно с указанием дат, имён, правильных наименований организаций и прочих подробностей.

Обязательно надо как можно точнее указать местонахождение объектов, связанных с указанной проблемой (аварийного дома, поврежденного дорожного покрытия, несанкционированной свалки и т.д.).

Следует избегать фраз, которые можно толковать двояко. Иначе специалист, который будет работать с обращением, может неверно понять смысл письма. Тогда рассмотрение обращения может затянуться или принести неожиданный результат.

Желательно на протяжении письма сохранять сдержанный тон. При использовании угроз, явных оскорблений или обсценной лексики велика вероятность, что вместо ответа по существу вы получите уведомление о недопустимости подобных действий.

Проверка текста обращения

Когда текст дописан, его стоит перечитать, поставив себя на место человека, который видит его впервые и ничего не знает об указанных событиях. В противном случае можно получить ответ с просьбой предоставить недостающие сведения, и тогда придётся писать ещё одно письмо.

Приложение материалов

Хорошо, если к обращению будут приложены материалы, относящиеся к делу: фотографии, копии аналогичных обращений в другие организации и ответов на них, копии квитанций и т.д. Оригиналы лучше оставить у себя. Если обращение коллективное, нужно приложить подписные листы с живыми подписями или их копии. Оригиналы документов личного хранения (например, паспорт или различные свидетельства) нельзя отправлять без крайней необходимости. Если они всё же были отправлены, то должны быть возвращены.

Указание имени и адреса

Чтобы получить ответ на своё обращение, нужно указать почтовый адрес или адрес электронной почты. Преимущество указания почтового адреса – возможность получить ответ с живой подписью. Электронный адрес стоит указать, если живая подпись не важна, а нужно получить информацию побыстрее. Впрочем, можно попросить направить ответ на оба адреса сразу. По умолчанию же при указании и электронного, и почтового адреса ответ направляется простым письмом.

Указание имени обязательно. Согласно законодательству, анонимные обращения не рассматриваются.

Отправка обращения в инстанцию

Обратиться в органы власти можно тремя способами: лично, по почте и в электронном виде. В первом случае заявитель приносит документ в бумажном виде в приемную граждан органа государственной власти или местного самоуправления. Такое обращение должно быть зарегистрировано в тот же день.

Чтобы отправить обращение почтой, нужно сперва узнать адрес. Он всегда указан на сайте, но если есть сомнения, можно позвонить в приемную и попросить его продиктовать. Это исключит возможность ошибки.

Для отправки обращений в электронном виде на официальных сайтах органов власти есть специальные формы. Если все отсканированные приложения там загрузить не удаётся, нужно поместить все изображения в один файл. Впрочем, можно воспользоваться собственным электронным адресом и отправить письмо оттуда на e-mail, указанный на том же сайте.

При отправке обращения по почте и в электронном виде регистрация производится в течение 3 дней со дня получения.

Нежелательно отправлять обращения через сторонние порталы, оставляя там свои персональные данные, адрес электронной почты и прочую личную информацию. Обращение все равно будет направлено в компетентный орган, но если в процессе возникнут ошибки, то может уйти совсем в другой. Кроме того, некоторые сайты в дальнейшем могут рассылать обращения от имени пользователей, оставивших на них свой e-mail, без их ведома и согласия. Через некоторое время сотни людей получают ответы на обращения, которые они никогда не отправляли.

Отправив обращение, будет не лишним через некоторое время поинтересоваться его судьбой. Ведь может оказаться, что оно вообще не дошло до адресата из-за сбоя на сайте или ошибки на почте. Ответ на обращение должен быть отправлен заявителю в течение 30 дней с даты регистрации.

Следуя этим советам, можно не только быстро получить ответ по существу вопроса, но и ускорить благоприятное разрешение ситуации.